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Réduction des papiers de bureau

Smirgeomes

11 Rue Henri Maubert
72120 Saint-Calais

contexte

La mise en place de nouveaux projets au SMIRGEOMES (mise en place de la redevance incitative, modernisation de l’usine de traitement, extension des consignes de tri) a augmenté le nombre de salariés et d’activités, entrainant une surconsommation de papier.

Une réflexion a eu lieu en 2012 sur la nécessité d’améliorer les pratiques et de mettre en place la dématérialisation (factures, compte-rendus, cartes de vœux…).

Un état des lieux a été mené en 2013, suivi de la mise en place de nouvelles pratiques plus économes en papier.

objectifs et résultats

Objectifs généraux :

- Réduire la quantité de déchets papier du syndicat

- Mettre en place une action prévention transversale qui implique tous les salariés

- Expérimenter et communiquer auprès des autres collectivités

Résultats quantitatifs :

- Bilan en cours

- La dématérialisation des documents envoyés par mail aux délégués volontaires a permis d’économiser 10 ramettes de papier par an

- L’état des stocks des sacs de collecte sélective auprès des 90 communes par questionnaire en ligne (Google doc) : 1 feuille (tableau bilan) au lieu de 90

Résultats qualitatifs :

- Mise en cohérence des projets (GED, fax, badgeuse, changement de photocopieur, cartes de vœux…)

- Changement progressif de certains comportements : l’économie de papier est devenue la norme exemplaire

- Information et formation des agents : affichage des suivis d’impression mensuels au-dessus des photocopieurs, mémos et conseils, partage de savoir, mise en valeur des connaissances et bonnes pratiques de chacun, mise en lumière de lacunes (ex. : en informatique) et proposition de formations communes aux agents (ex. : formation Word)

Mise en oeuvre

Planning :

Déc. 2012                     Présentation du projet aux agents

Janvier 2013                 Constitution du groupe de pilotage

Janv.-fév. 2013             Enquête sur les pratiques et l’usage du papier auprès des agents

Mai 2013                       Proposition de nouvelles pratiques aux élus, validation

Juin-déc. 2013              Mise en œuvre, suivi, bilan

2014                               Communication de la méthode et des bonnes pratiques auprès des collectivités

Moyens humains :

- Une chargée de prévention : enquête, analyse, propositions, conseils

- Une responsable Qualité : organisation des réunions de travail, suivi

- Agents : participation aux réunions, suivi des consommations/impressions, propositions

Moyens financiers :

- Coûts internes (charges salariales etc.)

- Les coûts matériels sont déjà pris en compte sur d’autres budgets (GED, badgeuse…)

Moyens techniques :

pas de moyen technique particulier

Partenaires moblisés :

aucun

valorisation de cette expérience

Facteurs de réussite :

Méthode reproductible avec adaptation pour les petites administrations/entreprises

Difficultés rencontrées :

- Inscrire l’action de réduction des papiers dans la nouvelle démarche Qualité a permis de la faire accepter plus facilement par le personnel

- Démarche basée sur le partage de savoir

- Initiatives laissées aux agents : bonnes idées à partager, propositions d’amélioration etc.

Recommandations éventuelles :

Impliquer tous les agents dans l’état des lieux, les propositions d’amélioration