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Organiser des formations / sensibilisations sur la prévention des déchets destinées aux élus

fiche_exemplaire
expérience
exemplaire

Conseil Départemental de la Somme

53 rue de la République
B.P. 32615
80026 Amiens
http://www.somme.fr/
Frédéric Picot
Contact

contexte

Cette action s’inscrit dans le cadre du Plan de prévention des déchets de la Somme. En effet, le diagnostic réalisé en 2010 a démontré une très faible connaissance de la prévention des déchets (exceptée pour l’approche compostage) auprès des acteurs publics de la collecte et du traitement des déchets (résultats d’un questionnaire d’enquête envoyé aux EPCI avant la réunion de lancement du Plan). Par ailleurs le taux de déploiement des programmes était très faible en 2010 (2.17 %).

 

Sensibiliser les élus s’imposait donc de manière à démontrer l’intérêt d’une telle politique et la priorité « réglementaire » qui lui est appliquée.

 

Une action a donc été prévue en ce sens et soumise aux partenaires dont le SMIRTOM Picardie Ouest dont le Président est également Vice président de l’Association des Maires de la Somme (AMF80). Ce dernier a ainsi proposé un élargissement des formations/sensibilisations (initialement prévues) aux élus communaux à travers un partenariat CG80 / AMF 80 (proposition acceptée par le CG 80 et intégrée au plan définitif).

objectifs et résultats

Objectifs généraux :
  • Former / sensibiliser un maximum d’élus à la prévention des déchets,
  • Démontrer que tous les élus ont un rôle à jouer (n’est plus seulement l’affaire des élus des EPCI compétents comme dans la gestion des déchets),
  • Permettre les échanges entre animateurs PLP et élus locaux,
  • Promouvoir la politique conduite par le CG 80.
Résultats quantitatifs :
  • 8 sessions délocalisées se sont tenues sur le département,
  • 117 élus ont participé,
  • 11 Directeurs Général des Services ou techniciens les ont accompagnés,
  • Le taux de participation des élus s’élève à 64 % (117 participants sur 183 inscrits),
  • 18 participants sont partis avant la fin de la session (14 %)
  • 2 communications valorisant l’action ont été réalisées (Lettre de la prévention n°2 et Vivre en Somme – magazine départemental)
Résultats qualitatifs :

L’évaluation globale portait sur l’atteinte des objectifs de la formation ici compilés pour l’ensemble des sessions et des objectifs de la formation.

 

  • Sur les évaluations exprimées : 93 % de satisfaits dont 31 % de très satisfaits
  • Sur le nombre de participants total : 60 % de satisfaits dont 25 % de très satisfaits (sur les 76 % exprimés), 24 % d’évaluations non renseignées

Mise en oeuvre

Planning :
  1. Rencontre avec l’AMF80 et l’ADEME : présentation du contenu du module « élus » de l’ADEME, calibrage et planification du nombre de réunions, détermination de l’organisation globale et de la répartition des tâches entre le CG 80 et l’AMF80 :
  • 8 sessions délocalisées réparties de façon équilibrées sur le département (sur 4 jours à raison de deux sessions par jour : 9 h –12 h et 17 h 30 – 20 h 30)
  • Choix des dates stratégiques (hors vacances et rentrées scolaires, période de chasse, …),
  • CG 80 : contractualisation avec Afnor et référent de la formation (suivi et relance des inscriptions, interface avec les formateurs), invitation des élus des EPCI compétents, organisation des collations pour les 4 dernières formations, bilan des formation et valorisation des résultats (communication),
  • AMF80 : réservation des salles, invitation des mairies, organisation des collations pour les 4 premières formations,
  1. Réservation des créneaux auprès d’AFNOR compétences aux dates prévues,
  2. Réservation des salles,
  3. Invitations (mairies et EPCI ayant une compétence déchets), réalisation d’un courrier commun validé par les 2 structures qui inclut une validation interne au CG 80 (lors de l’envoi du courrier accompagné d’une note),
  4. Bilan des inscriptions et interface avec AFNOR compétences (validation des dates et des lieux de formations),
  5. Réalisation des plans d’accès des formations joints à l’invitation,
  6. Envoi des invitations pour les personnes inscrites et relances,
  7. Echange avec les formateurs sur le contexte départemental, le contexte local propre aux lieux des formations. Echange sur  la présence d’élus communaux et l’importance d’ouvrir les possibilités d’actions de prévention qui s’offrent aux communes ou Communauté de communes,
  8. Gestion et organisation des collations conformément aux critères d’éco-responsabilité de l’ADEME,
  9. Participation aux formations et debriefing avec les formateurs sur les possibilités d’optimisation,
  10. Evaluation finale,
  11. Valorisation, échange avec les services départementaux pour la réalisation d’un article dans le journal départemental.
Moyens humains :

CG 80 :

  • Chargé de mission plan de prévention : 14 j en ETP (119 h au réel sur la base d’un suivi quotidien et annuel de répartition du temps passé par l’animateur du Plan sur les différents projets)
  • Equipe projet (validation, échange…) : 2 j en ETP
  • Personnel en charge des collations : 1 j en ETP
  • Direction, communication externe : 1 j en ETP
  •  

AMF 80 :

  • Équipe en charge de l’organisation : 12 j en ETP (estimé de façon moins précise)
Moyens financiers :

CG 80 :

  • Dépenses externes : 600 €
  • Dépenses de personnel : 6300 €
  • Dépenses communication : 2200 €

 

AMF80 : 3000 € (estimé de façon moins précise)

 

ADEME : frais pédagogiques non connus

Moyens techniques :

Les moyens techniques utilisés se résumaient aux outils habituels de travail administratifs de bureau et véhicules nécessaires au déplacements.

Partenaires moblisés :
  • AMF 80
  • Mairie des communes « lieux de formation »
  • ADEME / Afnor compétences
  • Service communication externe du Département
  • Direction / cabinet du Président pour la validation et la valorisation de l’action

valorisation de cette expérience

Facteurs de réussite :

Cette action est reproductible pour :

  • tous les Départements engagés dans un Plan,
  • tous les EPCI regroupant un nombre important de communes (partenariat avec AMF80 à étudier),
  • les EPCI de population moindre (dans ce cas pas de partenariat avec l’AMF80).
Difficultés rencontrées :

L’originalité de l’action reposait sur :

  • le partenariat avec l’AMF80,
  • l’ouverture des formations/sensibilisations aux élus communaux,
  • le nombre important de sessions et leur délocalisation sur le Département.
Recommandations éventuelles :

Partenariat AMF80 :

Le partenariat avec l’AMF80 a été très constructif tant sur l’enjeu (sensibiliser des maires et élus communaux) que sur le déroulement de l’action (répartition des tâches pour l’organisation de l’action). Notons quand même que cette répartition des tâches était nécessaire vue l’ampleur prise par cette action (8 sessions au lieu de 3 prévues initialement).

Ce partenariat était donc gagnant/gagnant puisque la sensibilisation d’un maximum d’élus était l’objectif commun des deux partenaires.

 

Taux de participation :

183 étaient inscrits mais seulement 117 ont participé (une douzaine se sont excusés). Une cinquantaine d’élus n’ont donc pas assisté à cette formation sans explication.

Une seule explication / piste d’optimisation a permis de justifier cet écart. L’accord ADEME / AFNOR compétences prévoit visiblement l’envoi de convocations uniquement par mail ce qui n’est certainement pas optimal pour toucher des élus communaux (pour bon nombre d’entre eux, il s’agissait de la messagerie électronique de la mairie). Il serait judicieux d’envoyer des convocations par papier dans ce cas (soit par l’organisateur ou Afnor Compétences si possible).

 

Nombre de réunions :

Par conséquent deux sessions (qui regroupaient plus d’une douzaine d’inscrits initialement) auraient pu être annulées du fait du faible nombre de participants (par ailleurs très variables selon les lieux géographiques).

 

Relais de l’information auprès des habitants :

Certains élus ont réalisé à l’issue de cette formation une information sur la prévention des déchets dans leur village. Mais il s’agissait d’initiatives personnelles qui auraient pu être généralisées. A l’issue de la formation, un modèle type de communication pour le journal communal aurait pu être distribué à chaque participant de manière à les encourager à diffuser l’information auprès de leurs habitants.

 

Le manque de supports remis aux élus (pas de supports de formation, ni même une synthèse) ne permet aux élus de bénéficier d’un aide mémoire pourtant bien utile. Soulignons que depuis le déroulement de la formation, le support de présentation dématérialisé est désormais disponible en ligne.

 

Ce genre de document de synthèse pourrait être réalisé par l’organisateur (une cinquantaine de lettres de la prévention ont été néanmoins récupérées par les élus communaux)