Questionnées en 2012 sur leurs pratiques, les communes indiquaient majoritairement trier leurs papiers courants et déchiqueter ou brûler leurs papiers confidentiels.

L’enquête réalisée en 2013 par les Archives Départementales auprès de l’ensemble des collectivités locales a révélé l’intérêt des communes pour une collecte groupée des papiers et l’organisation d’un déstockage des archives. Une expérimentation conduite en 2014 a permis d’affiner et de régler plusieurs aspects du projet.

Un service de collecte des papiers administratifs est proposé par une association d'insertion et de retour à l'emploi (l’ANAR) qui facture au forfait. Chaque EPCI compétent en matière de déchets, porte le contrat de son territoire et signe ainsi, avec l’ANAR, un marché de collecte des papiers administratifs (papiers corbeille, confidentiels et archives) produits par ses services et les mairies de son territoire avec la possibilité d’étendre la prestation à d’autres administrations publiques (écoles..).

Deux types d’organisations sont possibles :

• l’ANAR récupère les sacs dans chaque commune durant les heures d’ouverture, ou à défaut dans un bac sécurisé mis à disposition de la commune.

• la collectivité collecte elle-même et regroupe les sacs de son territoire en 1 ou plusieurs points de regroupement récupérés par l’ANAR à une fréquence convenue.

Différents types de contenants sont prévus en réponse à ces deux organisations de collecte:

• les sacs en tissu réutilisable. Chaque sac est identifié du nom de l’EPCI afin de pouvoir tracer les flux quantitativement et qualitativement. Ils sont scellés avec un Serflex une fois pleins.
  
• Les bacs de bureau : d’une capacité de 35L environ,  ils servent de support aux sacs durant leur remplissage.
• Les conteneurs sécurisés : d’une capacité de 360L environ, ces bacs ont une double finalité : stocker les sacs dans l’attente de leur collecte et s’affranchir des problèmes d’ouverture de la mairie : le système de verrouillage des bacs sécurise les sacs alors placés sur le domaine public.

• Les colonnes de 3 m3 : implantées dans des lieux protégés (type déchetterie), elles disposent également des mêmes systèmes de protection que les bacs (verrouillage, étanchéité…).

  Lors de chaque tournée : le nombre de sacs collectés par commune, niveau de remplissage, présence ou non d’archives, problèmes particuliers

  Lors du vidage: pesée du chargement

  remontée des remarques, dysfonctionnements, problème de qualité de tri

Chaque EPCI veille à ce que ses communes accomplissent les démarches réglementaires requises auprès des Archives départementales pour l’élimination de leurs archives: elles doivent établir et transmettre à celles-ci un bordereau de demande d’élimination avant de déposer leurs documents dans les sacs, une fois la demande acceptée par le Directeur Départemental. Les sacs sont alors repérés à l’aide d’une étiquette rouge pour les identifiés lors de la collecte et un certificat de destruction est remis à la commune.

L’ANAR garantit une traçabilité totale des papiers collectés par territoire (et donc EPCI) et remplit à cet effet un tableau de bord à l’aide des données recueillies à chaque étape de la prestation:

• Lors de chaque tournée : le nombre de sacs collectés par commune, niveau de remplissage, présence ou non d’archives, problèmes particuliers

• Lors du vidage: pesée du chargement

  remontée des remarques, dysfonctionnements, problème de qualité de tri