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Réduction du papier (stop fax et dématérialisation)

fiche_exemplaire
expérience
exemplaire

Communauté de Communes du Pays Grand Combien

37 Rue Anatole France
Bp 30
30110 La Grand-Combe
Christelle Gentric
preventiondechets.pgc@gmail.com

contexte

Afin d’initier une démarche d’exemplarité des acteurs sur le territoire, le Pays Grand’Combien a souhaité développer un axe de travail sur les papiers de bureau. L’objectif est de mettre en œuvre deux actions en interne et de s’appuyer sur son retour d’expérience pour former ensuite les agents de 42 entités publiques du territoire à l’exemplarité.

À ce titre, le Pays Grand’Combien a désormais diminué de 96 % les fax publicitaires reçus et prépare la dématérialisation des ses actes administratifs.

objectifs et résultats

Objectifs généraux :

Objectifs chiffrés :

Pour la collectivité (98 agents, 13 571 habitants) :

  • 650 kg d’économie de papier en interne
  • Réduction de 100 % des fax publicitaires soit environ 70 ramettes (collectivité de 98 agents et 13 571 habitants)
Résultats quantitatifs :

96 % des fax publicitaires évités

Résultats qualitatifs :

Arrêt des déplacements des secrétaires pour distribuer les fax.

Action simple et rapide à suivre, permettant d’initier une démarche en matière d’économie de papiers de bureau et facilement valorisable.

Mise en oeuvre

Planning :

010 : présentation en comité de pilotage PLPD des résultats de la caractérisation des déchets réalisée par le CG 30. Création de 5 groupes de travail thématiques

 

19 juillet 2010 : Première réunion du groupe de travail exemplarité composé d’élus de toutes les collectivités du territoire pour identifier les actions à mettre en œuvre.

 

Février-mars 2011 : Campagne de comptage et d’identification des fax publicitaires (tri et stockage)

 

Avril 2011 : Campagne de désabonnement systématique par mail ou téléphone à partir des informations présentes sur chaque fax

 

Avril 2011-janvier 2012 : stockage des fax, envoi des demandes de désabonnement une fois par semaine, création d’un listing de suivi des demandes

 

Juillet 2011 : présentation en comité de pilotage PLPD de l’expérience du syndicat de l’eau qui utilise un logiciel spécialisé pour la gestion des courriers et fax

 

15 décembre 2011 : formation des élus à la prévention

 

Mars 2012 : acquisition d’un fax photocopieur numérisant les fax reçus pour un traitement par le secrétariat (suppression, envoi par mail au destinataire, ou impression)

 

Juillet 2012 : présentation de la démarche en copil, information dans le bulletin communautaire et dans les bulletins municipaux

 

2012-2013 : dématérialisation des actes administratifs et formations des agents internes et des entités publiques représentées au copil

Moyens humains :

Moins de 15 minutes par semaine à l’année, pour l’animatrice du programme.

Moyens financiers :

1553 € : Achat d’un photocopieur fax qui envoie les fax au secrétariat par mail, sans imprimer. L’achat du photocopieur n’est pas lié à l’action, mais celle-ci a influencé le choix (pour l’option d’envoi des fax par mail)

Moyens techniques :

Aucun pour le stop fax, sauf en cas d’achat d’un photocopieur fax et/ou d’un recours à un logiciel dédié.

Partenaires moblisés :

Aucun

valorisation de cette expérience

Facteurs de réussite :

Action du stop fax reproductible dans toutes les collectivités, mais aussi administrations, entreprises…

La dématérialisation des actes administratifs dépend des collectivités (moyens techniques, réglementation…)

Difficultés rencontrées :

Pas d’originalité particulière, l’action étant simple et rapide à mettre en œuvre

Recommandations éventuelles :

Ne pas forcément aborder les résultats en tonnages qui parlent moins qu’en nombre de ramettes de papier pour un élu, dans une petite collectivité.

Le stop fax est une action qui est une porte d’entrée pour attaquer la problématique (simple, rapide avec résultats visibles) mais qui ne doit pas être une action isolée.