Étude de l'ADEME
Ademe

économie circulaire et déchets
Utilisation du logiciel via un poste informatique "client lé
(Crédits de l'image : Illustration fournie par Haganis)
HAGANIS (double certification ISO 9001 et 14001) est un établissement public (statut de la régie personnalisée) pour des services publics industriels (assainissement et traitement des déchets). Les 8 déchèteries publiques du réseau, pour la plupart construites dans les années 90, ont été héritées d’une SEM en 2012. Des travaux de sécurisation ont été réalisés (mise en place de garde-corps et de barrières, installation de caméras de vidéo-protection, utilisation de caissons maritimes pour les DEEE, capotage des bennes). La déchèterie de Marly a été agrandie et rénovée en 2014 (rajout de 10 quais, distinction voies VL/PL, création d’une zone tampon pour les usagers, mise en place d’une benne plâtre, projet d’installation de 15 caméras).
Afin de fluidifier les demandes d’enlèvement des bennes et d’optimiser le suivi des évènements journaliers, il a été décidé de dématérialiser ces démarches en développant en interne des formulaires à partir d’un logiciel de gestion documentaire utilisé pour le système Qualité. En effet, la méthode utilisée auparavant nécessitait l’envoi des demandes à l’assistante exploitation avant 17h30 (fréquente saturation du poste), pouvait être source d’erreurs de saisies et de plannings (donc des pertes de temps, des déplacements inutiles et des bennes saturées) et en fin de compte pouvait dégrader le service rendu à l’usager.
L’informatisation des démarches administratives a eu pour but de :
Phase de développement des modules dans le logiciel :
Phase de formation de l’exploitation et des agents : septembre 2013
Développement du module : 6 à 8 heures par module (hors réunions de travail)
Durée de formation au logiciel : ½ heure par agent
Coût initial d’achat du logiciel et coût de formation de l’administrateur : 42 000 € HT
Pas de coût supplémentaire pour le développement des modules (réalisé en interne)
Pas de coût supplémentaire pour la formation des utilisateurs (réalisée en interne)
Coût de maintenance du logiciel : ≈ 3 000 € HT/ an
Initialement installé en 2010 pour la gestion et le suivi du système Qualité (suivi des audits, enregistrement des fiches incidents, élaboration des plans d’action, gestion documentaire), le logiciel Qual’Net a été étoffé en interne pour dématérialiser les applications métiers. Qual’Net est un outil de gestion de type Workflow, qui permet de modéliser et d'automatiser les flux d'informations entre les services, via des formulaires ou modules.
Les formulaires suivent un parcours comportant différentes étapes spécifiques selon l’application, qui permettent d’affecter des tâches à des acteurs définis (par exemple : saisie d’une demande d’intervention, analyse de la demande par le responsable de service, réalisation, vérification de la bonne réalisation). À chaque tâche peut être associée une date prévisionnelle de réalisation et un mail avertit les acteurs des différentes étapes.
Le moteur de recherche du logiciel permet de retrouver facilement un formulaire saisi (chaque champ du formulaire peut être un critère de recherche) et de visualiser toutes les fiches en cours (avec possibilité de relance si retard).
Le logiciel a également une fonction statistique (nombre de fiches saisies, répartition par critères, délai de traitement entre 2 étapes, etc.).
Au total, près de 90 modules ont été développés par le Responsable Qualité, en collaboration avec les services.
Quelques exemples : fiches d’exploitation (= rapports journaliers), demande d’assistance informatique, demandes d’intervention sur les réseaux d’assainissement, accueil des nouveaux arrivants, gestion clients, déclaration des accidents du travail, tests des situations d’urgence, analyse de la conformité réglementaire, etc.
Pour répondre aux différentes problématiques liées à l’exploitation des déchèteries, HAGANIS a développé en interne plusieurs modules :
Demande d’enlèvement de bennes
Compte-rendu journalier
Pro parti sans payer
Dans chacun de ces modules, la première étape est saisie par l’agent d’accueil déchèterie, puis le formulaire est envoyé pour traitement à l’exploitant.
L’utilisation du logiciel en déchèterie se fait via un poste informatique « client léger » et une imprimante type ticket de caisse (coût de l’ensemble : 800 €), qui sont dissimulés par une trappe refermable dans le bureau de l’agent d’accueil (coût de la trappe : 300 €).
La première étape du formulaire de demande d’enlèvement de bennes est composée :
Une fois saisie, la demande est directement transmise pour traitement à l’assistante exploitation.
Grâce à ce module, les comptes rendus journaliers sont directement envoyés à l’exploitation, permettant une meilleure réactivité que les rapports papiers, qui étaient auparavant remis aux responsables au bout de minimum 24h.
Traçabilité des événements de la journée (à noter : les fiches incidents liées sont enregistrées par les agents eux-mêmes depuis août 2015) :
Comptabilisation des dépôts sensibles :
Enregistrement de la fréquentation journalière :
Le comptage est automatisé par une boucle de comptage située au niveau du portail d’entrée des déchèteries. La fréquentation journalière est ensuite relevée chaque fin de poste par l’agent d’accueil sur un compteur implanté dans un local.
Les agents ont la possibilité de faire des commentaires, et il est possible de compléter partiellement le compte-rendu et de revenir dessus plus tard pour le compléter.
Il y a un lien direct (« création fiche ») pour faire une demande d’enlèvement de bennes.
Les professionnels sont acceptés dans les déchèteries du territoire, mais il y a une volonté de les diriger vers la déchèterie pro, qui est équipée d’un pont bascule et d’une facturation au poids avec des tarifs moins prohibitifs que sur les déchèteries pour particuliers.
La facturation des professionnels s’établie selon les volumes apportés, évalués par l’agent d’accueil avant d’accéder au quai de déchargement.
Selon la nature des déchets, deux tarifications s’appliquent :
26 € TTC le m3 pour les déchets inertes (gravats)
30 € TTC le m3 pour les déchets « divers » (végétaux, bois, métaux, cartons, tout venant incinérables, tout venant non incinérables et plâtre).
Les autres natures de déchets ne sont pas autorisées pour les professionnels.
L’agent d’accueil procède à la facturation via une interface logiciel (Oxygeno). Il renseigne sur le poste informatique situé dans le bureau des champs obligatoires :
Une fois ces champs renseignés, l’agent d’accueil procède :
Lorsque des professionnels ne disposant pas de compte quittent la déchèterie sans avoir acquitter la facture, un module « pro parti sans payer » est alors renseigné.
Ce module comprend 4 étapes :
1. Étape de saisie (par l’agent d’accueil) :
2. Étape de traitement (par l’exploitant) :
3. Étape de prise en compte (par le service comptabilité) :
Décision suite à cette procédure : mis en facturation ou classé sans suite (dans ce cas la raison doit être évoquée)
4. Étape facturation (service comptabilité) :
Facteurs de réussite :
Freins :
Reproductibilité :
Développement en interne de modules d'exploitation permettant de dématérialiser certaines démarches administratives : suivis journaliers des déchèteries, demandes d'enlèvement des bennes, facturation des pros partis sans payer, etc.
Conserver la possibilité d’une marche dégradée en cas de panne de l’outil informatique.
Mise en place d’indicateurs de suivi sur la réalisation des enlèvements des bennes (bennes commandées, enlevées, non enlevées, non commandées et enlevées, etc.) ou sur les situations de saturation.