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Equipement en tablette numérique des élus et des chefs de services de la CCPOH

Communauté de Communes des Pays d'Oise et d'Halatte

1 Rue Halatte
Bp 20255
60722 Pont-Sainte-Maxence
www.ccpoh.fr
Laurent Cotte
Contact

contexte

Depuis 2010 la Communauté de Communes des Pays d'Oise et d'Halatte (CCPOH) est engagée dans un programme de prévention. L’exemplarité de la collectivité fait partie de nos actions.

La CCPOH s’est engagée dans un processus de dématérialisation. Les mandats, les  titres, et les marchés publics, la revue de presse se font sous format informatique.

Une étude de faisabilité pour équiper en tablette les élus a été menée et a abouti à l’achat de 67 tablettes. Les élus du conseil communautaire ont été dotés ainsi que les chefs de services.  Les élus membres des commissions mais qui ne sont pas conseiller communautaire téléchargent tous les documents de présentation, et les comptes rendus déposés au préalable sur une plateforme sécurisée. Les convocations sont envoyées par courrier électronique.

objectifs et résultats

Objectifs généraux :
  • Réduire les coûts d’impression (papier, consommables informatiques)
  • Réduire les frais d’envois (postaux et temps de travail liés à cette activité)
  • Limiter les taches peu valorisantes pour le personnel (copies et constitution des dossiers)
Résultats quantitatifs :

Pendant la période 2008-2013, les préparations des réunions et envois ont coûté 62 854,00 euros. Cela comprend les coûts de papier,  des copies, des agrafes, des frais d’impression, des frais d’envois postaux et du temps de travail des agents.

Le gain estimé sur 6 ans est de 22 000 euros.

Sur les deux premiers conseil communautaire où les tablettes ont été utilisées le gain a été de 2 225,90 euros sans compter le temps de travail des agents.

C'est ainsi 10 314 feuilles A4, 250 feuilles A3, et 1100 agrafes qui ont été économisées en deux réunions.

 

Résultats qualitatifs :
  • Les élus ont très rapidement utilisé les tablettes.
  • Le service informatique a édité une plaquette explicative. Il est présent au conseil communautaire pour répondre aux attentes.
  • Réduction des travaux peu valorisant (copies et constitution des dossiers).

Mise en oeuvre

Planning :
  • 2013, étude de faisabilité d'équiper les élus du conseil communautaire en tablette
  • juin 2014,  vote du conseil communautaire pour la dotation en tablettes
  • Décembre 2014, attribution du marché
  • Février 2015, distribution des tablettes et des étuis de protections
  • Mars 2015, premier conseil communautaire où les élus ont utilisé leur tablette
Moyens humains :

L'étude a été faite en interne par les service administration générale, et informatique.

Le service informatique a aussi :

  • rédigé la partie technique du cahier des charges du marché,
  • réceptionné le matériel,
  • installé les logiciels,
  • testé le matériel,
  • distribué les tablettes et sacoches,
  • rédigé un guide pratique d'utilisation.
Moyens financiers :

Le coût des tablettes, des étuis de protection, et des licences a été de 39 958,8 euros TTC.

Moyens techniques :

Acquisition de tablettes de marque ASUS.

Partenaires moblisés :

Aucun.

valorisation de cette expérience

Facteurs de réussite :

Cette opération est reproductible dans les communes ou administrations avec de nombreux services. Le potentiel de dématérialisation est encore important ( factures, fiches de payes, ...)

Recommandations éventuelles :

Il faut bien dimensionner le projet et les attentes afin de bien pouvoir passer le marché.