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Refonte du système de gestion des accès en déchèteries avec définition de quotas d'accès par type de véhicule

SMITOM Lombric

rue du Tertre de Chérisy
77000 Vaux-le-Pénil
Vincent Bertoncelli
vbertoncelli@lombric.com
Illustration de l’opération :
La grille des droits d'accès en déchèterie

contexte

Constatant une forte évolution des tonnages collectés (+ 22 % entre 2007 et 2011) et des coûts de gestion des déchèteries associés (représentant le 1er poste de dépenses du syndicat), le SMITOM Lombric a engagé une réflexion autour des solutions à mettre en œuvre pour optimiser leur fonctionnement en ayant la volonté de ne pas créer de nouvelles déchèteries sur le territoire.

 

Une étude a ainsi été lancée en 2012 sur les modalités d’accès en déchèteries, concluant à la refonte complète du système d’accès, avec une mise en œuvre en 2015. L’ancien système était devenu obsolète : manque de traçabilité des accès et de fiabilité du matériel (encrassement régulier du lecteur du terminal mobile entrainant des erreurs de lecture des cartes à puce), un logiciel dépassé ne répondant plus aux exigences du SMITOM, des barrières d’accès inadaptées car trop lentes et ne permettant pas de faire des comptages de véhicules. De plus, il était impossible d’éditer des factures et de faire des paiements sur site, et les durées de création de carte étaient beaucoup trop longues, 2 mois en moyenne. Il y a aussi eu une volonté de limiter les apports de déchets des activités économiques, certains professionnels contournant l’interdiction d’accès aux véhicules sérigraphiés (en masquant les logos par exemple).

 

La refonte du système a donc consisté à mettre en place un nouveau matériel de contrôle d’accès et un nouveau logiciel, ainsi qu’à la détermination d’un quota annuel d’accès gratuits pour les particuliers afin de restreindre les usages abusifs. En parallèle, des caissons de réemploi et des garde-corps (lisses + bavettes) ont été mis en place en 2013/2014, ainsi que les filières ECO-DDS et Eco-Mobilier. La triple certification ISO 14001, ISO 9001 et OHSAS 18001 a été obtenue en 2015.

objectifs et résultats

Objectifs généraux :

Les objectifs recherchés lors de la mise en place de nouvelles modalités d’accès en déchèterie ont été :

  • Contrôle des accès de façon fiable et exhaustive et traçabilité des données
  • Limiter les apports aux seuls déchets des ménages, et à certains professionnels sous conditions (payant pour les professionnels et les services techniques, avec signature d’une convention, etc.)
  • Réduction des délais de création de carte et possibilité de facturation sur site
  • Création d’un nouveau logiciel en interne pour plus de souplesse sur son évolution
  • Inciter les administrés à massifier leurs apports en venant moins souvent à la déchèterie mais avec des véhicules plus remplis.
Résultats quantitatifs :
  • Baisse des tonnages collectés dés l’annonce de la mise en place du nouveau système de contrôle d’accès : - 31% en octobre, - 19% en novembre et – 3% en décembre 2015 par rapport aux mêmes mois l’année précédente.
  • Bilan au premier semestre 2016 : baisse des fréquentations (- 40 %) et des tonnages (- 30 %)
  • Au 31 mai 2016, sur 80 000 usagers inscrits, 28 500 personnes étaient venues au moins une fois en déchèterie et 22 avaient consommé l’ensemble de leurs droits d’accès annuels, soit 0,06 % des usagers.

Résultats qualitatifs :
  • Afin de réduire les risques pour les usagers et l’agent d’accueil, seuls 5 véhicules sont autorisés à décharger en même temps en quai haut. Cette nouvelle règle a pour objectif de limiter les manœuvres dangereuses qu’il peut y avoir notamment sur les déchèteries les plus fréquentées où la voie de circulation est étroite,
  • Fluidité des accès,
  • Création de carte beaucoup plus rapide avec ce système qu’avec l’ancien, qui nécessitait 2 mois en moyenne contre une création immédiate avec le système actuel,
  • Données plus fiables,
  • Possibilité d’imprimer un ticket à chaque passage pour connaître le nombre de passages résiduels gratuits par usager : un courrier est envoyé à l’usager lorsque des utilisations anormales (dépassement de forfait) sont constatées,
  • Justification de l’ensemble des anomalies par l’agent (visuel ci-contre)
  • Les données sont centralisées et sauvegardées tous les soirs sur un serveur désormais hébergé en externe

Mise en oeuvre

Planning :

Achat du matériel :

  • Septembre 2013 pour les appareils mobiles (terminaux, imprimantes)
  • Mai 2014 pour le système de gestion des barrières (unité de gestion, cellules de comptage des essieux, remise à niveau des barrières)

 

Développement du logiciel :

  • 7 mois de septembre 2013 à avril 2014 pour la version de base.
  • Réalisation de 4 évolutions entre août 2014 et juillet 2016

 

Formation des agents et de l’ensemble du personnel en plusieurs sessions :

  • 1ère formation en avril 2014 pour le lancement des 2 sites pilotes.
  • Puis été 2015 pour le reste du personnel de déchèterie et les agents du SMITOM-LOMBRIC

 

Organisation de groupes de travail :

Entre septembre 2012 et décembre 2015, 10 groupes de travail ont été organisés avec les élus pour définir les grands axes du nouveau système et suivre sa mise en place

 

Communication auprès des usagers :

  • Dès septembre 2015, communication dans le journal du Lombric, sur les déchèteries, sur internet et relai des communes 1 mois avant la mise en place de 3 mois de tests « grandeur nature » du nouveau système
  • Nouvelle campagne de communication en janvier 2016 pour le lancement réel de l’ensemble du système d’accès
Moyens humains :

3 informaticiens pour le développement du logiciel (application mobile et centrale) réalisé en externe par une société spécialisée : 1 400 heures de travail

 

1 seul gardien sur site, pas de moyen supplémentaire nécessaire lors de la phase de création des nouvelles cartes des usagers car un système de carte existait déjà auparavant. Une réflexion est néanmoins actuellement en cours pour augmenter les moyens humains sur certaines déchèteries car ce nouveau système incite les usagers à massifier leurs apports et donc à venir moins souvent en déchèterie mais y rester plus longtemps et avoir plusieurs types de déchets à jeter à chaque passage. Un agent valoriste pourrait donc intervenir en support à l’agent d’accueil pour éviter les erreurs de tri et mieux conseiller les usagers sur les déchèteries les plus fréquentées en période de forte affluence.

Moyens financiers :

Budget total : 510 000 €

  • AMO (étude préalable, rédaction du CCTP, assistance au dépouillement des offres, suivi de l’exécution de la mise en place du système jusqu’à la fin de la période d’essai) : 35 000 € HT
  • Marché de fourniture du logiciel et badges (terminaux mobiles connectés, imprimantes, terminaux de paiement électronique, serveur central de production, système de sauvegarde) : 380 000 € HT. Le logiciel appartient à la collectivité.
  • Matériel (barrières d’accès, boucles d’induction pour le comptage des véhicules, unités centrales de commande des matériels, câblage Ethernet permettant de relier les unités centrales aux locaux des déchèteries) : 95 000 € HT

 

Coût aidé de gestion des déchèteries (matrice des coûts 2014) : 17,56 €/hab/an

 

Gain financier : la collectivité n’a pas encore assez de recul à ce jour pour estimer le taux de retour sur investissement, la période estivale n’étant pas encore passée.

Moyens techniques :
  • Outils :

De nouveaux équipements ont été installés sur les 11 déchèteries du territoire :

  • Barrières avec boucles d’induction et cellules de comptage des véhicules entrant sur les déchèteries,
  • Nouveaux badges d’accès RFID de deux couleurs différentes pour particuliers et autres usagers sous convention (entreprises, services techniques, associations, etc.),
  • Accès internet,
  • Réseau local relié au serveur central par internet pour la gestion des données,
  • Terminaux mobiles pour l’enregistrement des flux,
  • Terminaux de paiement CB,
  • Imprimante(s) pour l’impression de ticket de vidage,
  • Nouveau logiciel de gestion des accès développé par KELNOMAD (2 applications : mobile pour les déchèteries et centrale consultable sur internet pour le suivi administratif)

 

  • Quotas accordés et conditions d'accès : limité aux véhicules légers de particuliers de moins de 3,5 tonnes (véhicules d'entreprises exclus)

Un groupe de travail a été mis en place afin de déterminer les quotas accordés aux ménages, dimensionnés afin de satisfaire un large usage courant des services de la déchèterie. Il a été décidé d’accorder 36 droits d’accès annuels, décomptés à chaque passage par l’agent de déchèterie via la saisie sur le terminal en fonction du type de véhicule et non du type de déchets ni du niveau de remplissage du véhicule. Au-delà de ce seuil, les usagers doivent payer leurs dépôts. Le prix dépend à la fois du type de véhicule et du type de déchets (gravats, déchets verts, autres déchets ou en mélange).

 

Suite à des remontées négatives de la part des élus sur la première version de la grille des droits d’accès élaborée et mise en place en octobre 2015 (tarif unique de 33 € quelque soit le type de déchets), une deuxième version a été proposée en janvier 2016 avec des tarifs différenciés par déchets qui donnent satisfaction (voir ci-contre).

 

Pour les autres usagers sous convention : les tarifs appliqués sont calculés chaque année en fonction du coût d’exploitation des déchèteries. Ces tarifs sont appliqués par flux de déchet et en fonction de la quantité déversée (estimation du volume par l’agent de déchèterie).

 

  • Création et distribution immédiate des cartes d'accès sur site grâce au nouveau logiciel de contrôle d'accès :

Les cartes d’accès peuvent être créées et distribuées directement en déchèterie par l’agent via l’utilisation du terminal PDA. Pour chaque usager, un module complet composé de 4 onglets est disponible : identité, adresse, infos et accès.

 

À chaque nouvelle création de carte, le numéro fiscal est saisi afin de s’assurer de l’existence d’une seule carte par foyer. Les personnes possédant plusieurs habitations sur le territoire ont aussi une seule carte, mais celle-ci est créditée en fonction du nombre d’habitations qu’ils possèdent. Il est maintenant demandé à chaque administré de présenter une taxe foncière ou taxe d’habitation afin d’enregistrer son numéro de foyer fiscal. Ce numéro sert uniquement à contrôler la distribution des cartes d’accès et ne pourra pas être utilisé à d’autres fins, le SMITOM-LOMBRIC ayant fait une déclaration auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés quant à la gestion de ces données. Les entreprises utilisant des CESU doivent venir avec la carte de l’usager et une attestation à retirer au SMITOM par les employeurs.

 

Grâce au terminal, il est possible d’imprimer un ticket à chaque passage pour connaître les droits d’accès restants pour chaque usager. Il permet également d’avoir une traçabilité des précédents dépôts, avec leur coût dans les cas où le nombre de passages gratuits a déjà été dépassé.

Partenaires moblisés :

Les adhérents du SMITOM-LOMBRIC et l’exploitant des déchèteries

valorisation de cette expérience

Facteurs de réussite :

Facteurs de réussite :

  • Facilité de compréhension et d’utilisation du logiciel par les agents
  • Fluidité des contrôles d’accès
  • Fiabilité des données d’entrées
  • Meilleure gestion du haut de quai par les agents grâce à l’informatisation
  • Développement sur mesure du logiciel permettant une plus grande souplesse de gestion
  • Communication auprès des usagers relayée par les adhérents et leurs communes
  • N’a pas nécessité de recrutement supplémentaire

 

Freins :

  • Nombreuses remontées négatives des élus sur la première grille proposée, nécessitant l’élaboration d’une nouvelle grille
  • Mauvaise compréhension de la première grille de droits d’accès par les usagers entrainant une forte diminution des apports en octobre, mois de la mise en place du nouveau système
  • Phase transitoire pouvant être difficile car il faut expliquer les changements aux usagers
  • Passer d’un système entièrement gratuit à un système avec un nombre limité d’accès gratuit

 

Reproductibilité :

Collectivité souhaitant revoir l’ensemble de leur système d’accès en déchèterie dont le réseau est composé de plusieurs déchèteries afin de rationaliser les coûts

Difficultés rencontrées :

Détermination d'un quota annuel d'accès en déchèterie pour les usagers, variant en fonction du type de véhicule utilisé. Au delà, les accès deviennent payants.

Recommandations éventuelles :

Même si la phase d’étude peut être longue, il est indispensable de réussir à mobiliser les élus lors des réflexions sur les points les plus difficiles à accepter pour les usagers comme la grille des droits d’accès.

Il est indispensable lors de la mise en place d’un tel système avec accès limités d’avoir une période de quelques mois « à blanc » pour pouvoir ajuster, entre autre, le nombre de passages annuels en fonction des fréquentations et des retours des élus et administrés.